Leadopvolging automatiseren

Waarom gaan leads verloren?

Een aanvraag komt binnen via telefoon, WhatsApp, e-mail of je website, en belandt op verschillende plekken. Wie niet snel reageert, verliest de klant. Wie niet doorvraagt, rijdt voor niets of moet terugbellen.

Hoe werkt automatische leadopvolging?

Alle kanalen komen samen in één overzicht. De assistent reageert direct, vraagt door tot de aanvraag compleet is en schat de urgentie in. Daarna volgt de juiste stap: een afspraak, een offerte met online akkoord, of een herinnering als de klant nog niet heeft gereageerd.

Wat is leadkwalificatie?

Leadkwalificatie is bepalen of een aanvraag past: zit de klant in je werkgebied, gaat het om een dienst die je levert, en hoe dringend is het? De assistent stelt die vragen vooraf, zodat jij je tijd besteedt aan de aanvragen die kansrijk zijn.

Van lead naar factuur

Met de Kantoor-pakketten loopt het door: de aanvraag wordt een werkbon, de werkbon een factuur met betaallink. Zo zie je per kanaal wat een aanvraag oplevert.

Wat kost een lead die blijft liggen?

Wie iets nodig heeft, vraagt het vaak bij meer bedrijven tegelijk. Het bedrijf dat als eerste duidelijk reageert, maakt de meeste kans. Toch blijven aanvragen in een klein bedrijf makkelijk liggen: een voicemail die je pas 's avonds hoort, een WhatsApp die tussen privéberichten verdwijnt, een offerte die je verstuurt en daarna vergeet na te bellen. Dat zijn geen grote fouten, maar samen kosten ze klanten die al bij je wilden kopen.

Zo werkt het, stap voor stap

Komt er een aanvraag binnen, dan krijgt de klant direct een reactie, ook buiten werktijd. Belde hij en nam je niet op, dan krijgt hij een WhatsApp-bericht. De assistent vraagt door tot de aanvraag compleet is: wat er moet gebeuren, waar, hoe dringend, eventueel met een foto. Daarna staat de aanvraag in je pijplijn, in de kolom die erbij hoort. Jij ziet in één scherm wat nieuw is, wat op een offerte wacht, wat is ingepland en wat klaar is.

Stuur je een offerte, dan kan de klant online akkoord geven. Reageert hij niet, dan gaat er na een paar dagen een vriendelijke herinnering. Haakt een klant af, dan kun je hem vragen waarom het niet doorging. Zo leer je of het aan de prijs lag, aan de planning of aan iets anders.

Voorbeelden per branche

Een installateur krijgt een storingsmelding binnen terwijl hij op een klus staat; de assistent vraagt het merk, de foutcode en het adres, en de aanvraag ligt klaar als hij terug in de bus zit. Een fietsenmaker ziet welke reparatieaanvragen een prijs hebben gekregen en welke nog op een moment wachten. Een salon ziet welke vragen over een behandeling nog geen afspraak zijn geworden. Een makelaar houdt aanvragen voor een waardebepaling of bezichtiging bij elkaar, met de opvolging erbij. En in de horeca komen groepsaanvragen en vragen over een feest op één plek terecht in plaats van in losse mails.

Kansen uit je eigen klanten

Leads komen niet alleen van nieuwe klanten. Iemand die vorig jaar onderhoud liet doen, is misschien weer aan de beurt; iemand die een offerte niet tekende, heeft het probleem misschien nog steeds. Het dashboard laat zulke kansen uit je eigen klantenbestand zien, zodat je ze kunt oppakken wanneer het jou uitkomt.

Wat je zelf in de hand houdt

De assistent doet het voorwerk, jij beslist. Jij bepaalt welke vragen hij stelt, of hij een prijs mag noemen en welke aanvragen altijd naar jou gaan. Je kunt elk gesprek teruglezen en zelf overnemen. In het eerste bericht zegt de assistent dat hij een digitale assistent (AI) is, zoals de AI-verordening vraagt. Gegevens van aanvragen staan op een server in de EU en worden alleen gebruikt om de aanvraag af te handelen.

Zo verloopt het

Veelgestelde vragen